Betriebsmanagement-Software für Lohnunternehmen

"Drum prüfe, wer sich ewig bindet" - dieser Ratschlag aus Schillers Lied von der Glocke gilt nicht nur im Vorfeld einer Hochzeit, sondern ebenso für Lohnunternehmen, die in eine Software für das Betriebsmanagement investieren wollen. Auch wenn viele Lohnunternehmen bereits mit solchen Softwarepaketen arbeiten, gibt es doch viele andere, die immer noch auf die sogenannte "Zettelwirtschaft" setzen.

Für sie stellt sich die grundsätzliche Frage, ob und warum sich die Investition in eine Betriebssoftware lohnt. Die Vorteile liegen v.a. in der Zeitersparnis und Verbesserung bei den täglichen Büroarbeiten und in den Möglichkeiten, die Betriebskosten zu optimieren. So können Daten, die einmal im Programm drin sind, immer wieder verwendet werden. Stammdaten zu Maschinen, Kunden, Schlägen und Betriebsmitteln z.B. müssen nur einmalig eingegeben werden.

Übertragungsfehler, wie sie bei der Datenerfassung von Hand schnell passiert sind, entfallen, denn die digitalen Daten aus einem Kundenauftrag fließen automatisch in eine entsprechende Rechnung und die nachfolgende Buchhaltung ein. Also werden auch die Rechnungen schneller geschrieben, was zu dementsprechend früheren Zahlungseingängen führt. Zugleich werden Betriebsleiter bzw. der Disponent bei der Disposition entlastet.

Optimierungspotenziale erkennen

Auf der anderen Seite eröffnet sich die Möglichkeit, die erfassten Daten nicht nur für die Dokumentation der Arbeiten, sondern auch für betriebswirtschaftliche Auswertungen zu nutzen, z.B. um die Wirtschaftlichkeit von Maschinen und Arbeitsketten zu optimieren. Generell staunen die Nutzenden der Programme, wie viel betriebliches Optimierungspotenzial v.a. durch diese Auswertungen geschöpft werden kann. In Geld umgerechnet dürften die verschiedenen Vorteile um ein Mehrfaches werthaltiger sein als die Softwarekosten und damit die Wirtschaftlichkeit des Lohnunternehmens weiter verbessern. Voraussetzung ist allerdings, dass Lohnunternehmer wie auch die Angestellten die Möglichkeiten der Software tatsächlich nutzen.

Worauf sollte geachtet werden, wenn die Investition in ein solches Programm ansteht? Dazu schauen wir uns fünf Programme an, die speziell für Lohnunternehmen angeboten werden: "Lukas" von Wolf Software, den "Agrarmonitor" von betriko, "Next Lohnunternehmer Office" von Farm Facts, "Agrocom Auftrag plus" von Claas und "Agforce" vom gleichnamigen Anbieter aus Berlin.

Einen Aufrag erfassen und aus einem abgeschlossenen Auftrag automatische eine Rechnung zu erstellen, beherrschen alle fünf Programme. Das gilt auch für die nachfolgende Faktura - von der offenen Postenverwaltung bis zur Zahlungsüberwachung inklusive Mahnliste und Übergabe an ein Buchhaltungssystem. Die Auswertung der Daten ist ebenfalls in alle Programme integriert. Aber diese klassischen Funktionen sollen hier nicht im Detail dargestellt werden.

Desktop oder Cloud?

Wo die Programme und betriebseigenen Daten gespeichert werden, ist heute für viele Lohnunternehmen jedoch ein wichtiger Punkt. So handelt es sich bei Lukas, Next Lohnunternehmer Office und Agrocom Auftrag Plus jeweils um Desktop-Software. Diese Programme befinden sich auf dem Rechner im LU-Büro und speichern auch die betriebseigenen Daten dort ab. Die Programme Agrarmonitor und Agforce hingegen sind jeweils eine webbasierte Cloud-Software. Sie befinden sich auf einem Internetserver und werden dem Benutzer über das Internet auf seinem PC zur Verfügung gestellt.

Beide Varianten haben ihre Vor- und Nachteile. So muss man, um eine Desktop-Anwendung zu nutzen, nicht immer mit dem Internet verbunden sein. Möglichweise schlechte Internetverbindungen spielen dann keine Rolle. Da die Daten zugleich auf dem eigenen Rechner gespeichert werden, hat man sie auch direkt unter der eigenen Kontrolle. Nachteilig ist, dass die Aktualisierung des Programms aufwändiger ist und dass man möglichst nach jedem Arbeitstag eine Datensicherung durchführen muss.

Bei einem Web-basierten Programm hingegen liegen die Daten in der Cloud. Updates erfolgen zentral auf dem Server des Programmanbieters und werden in der Regel häufiger durchgeführt, so dass z.B. kleinere Programmfehler schnell behoben werden. Außerdem lässt sich eine Cloud-Software nicht nur mit dem Betriebs-PC sondern auch mit einem internetfähigen Smartphone oder Tablet-PC nutzen. Das heißt auf der anderen Seite jedoch: Ist der Internetzugang langsam oder gestört, ist es auch die Nutzung des Programms, zumindest steht es nicht in vollem Umfang zur Verfügung.

Die Vernetzung

Der folgende Aspekt dürfte zukünftig immer wichtiger werden: Wie gut lässt sich die LU-Software auch mit anderen Anwendungen, z.B. der Schlagkartei eines Kunden, vernetzen? Denn auch die LU-Kunden setzen mehr und mehr auf die digitale Dokumentation. Dann kommt ein Lohnunternehmen als Dienstleister mittelfristig nicht daran vorbei, seine Arbeiten ebenfalls zu dokumentieren und diese Daten auch digital an die Kunden weiterzuleiten. Für manche Kunden könnte dies zukünftig zu einer weiteren Anforderung an die Dienstleistungsqualität ihres Lohnunternehmens werden.

Softwareanbieter wie z.B. Farm Facts bündeln die verschiedensten Anwendungen auf ein- und derselben Plattform „unter einem Dach“ und bieten darüber u.a. eine Schnittstelle zur eigenen Schlagkartei. Auch Agrocom Auftrag Plus kann mit der Schlagkartei Agronet und der Agrarmonitor mit einer ins System integrierten Schlagkartei kommunizieren.

Doch welcher Kunde lässt sich von seinem Lohnunternehmen vorschreiben, welche Schlagkartei er nutzen soll? Von daher müsste die LU-Software über jede Menge Schnittstellen zu den verschiedenen Schlagkarteien verfügen, was von der Programmierung her jedoch sehr aufwändig ist. Inzwischen gibt es dafür eine andere Lösung: Den Agrirouter von der Firma DKE. Laut DKE ist der Agrirouter als eine Art „Datenspedition“ zu verstehen, die in Abhängigkeit von den individuellen Vorgaben des jeweiligen Landwirts oder Lohnunternehmens Daten zwischen unterschiedlichen Anwendungen automatisch austauscht, also auch mit Schlagkarteien. Außerdem können über den Agrirouter die Daten, die von digital angebundenen Maschinen im Einsatz generiert werden, direkt an eine Lohnunternehmer-Software weitergeleitet werden.

Voraussetzung ist allerdings, dass jede Anwendung, die vernetzt werden soll, also auch das Lohnunternehmer-Software-Paket, über eine Schnittstelle zum Agrirouter verfügt. Bisher verfügen zwei unserer fünf LU-Softwareprogramme über so eine Schnittstelle zum Agrirouter: Next Lohnunternehmer Office von Farm Facts sowie Agforce.

Kaufen oder mieten?

Last but not least geht es auch um die Frage der Kosten: Für manchen Lohnunternehmen dürfte es zunächst noch ungewohnt sein, dass die cloudbasierten Softwareanwendungen Agrarmonitor und Agforce nicht einmalig gekauft und bezahlt werden, sondern nur noch gegen einen jährlichen Obolus gemietet werden können. Das ist aber nicht nur bei Lohnunternehmen-Programmen so, sondern ein allgemeiner Trend in der Softwarebranche.

Auf der anderen Seite sind aber auch für die Programme, bei denen die Anschaffung einmalig gekauft wird (Next Lohnunternehmer Office, Agrocom Auftrag Plus, Lukas), Softwarepflegeverträge zu empfehlen, die ebenfalls jedes Jahr bezahlt werden müssen. Hinzu kommen die Kosten für die mobilen Erfassungsgeräte und die SIM-Karten. Zu beachten ist hier, dass iOS-Geräte von Apple in der Regel mehr kosten als Geräte mit dem Betriebssystem Android.
Dr. Franz-Peter Schollen, Agrarjournalist

Mehr zu den Software-Anschaffungskosten erfahren Sie bei der Vorstellung der fünf Softwarepakete in der LOHNUNTERNEHMEN-Ausgabe 5-2020.